13 atriði til að komast í gegnum skipulagsráð
Það eru mörg skref að byggja sér hús og margir hafa sagt við okkur að helmingur vinnunnar sé að fá í gegn samþykki, leyfi og aðra pappírsvinnu.
Skipulagsráð, er ráð sem kosið er í árlega. Í skipulagsráði sitja því pólitískir fulltrúar. Það eru þó skipulagsfulltrúar á vegum bæjarfélagsins/borgarinnar sem kynna byggingarverkefni sem þangað koma inn. Fundir skipulagsráðs eru ákveðnir með einhverjum vikum fyrirfram og eru að meðaltali á 2ja vikna fresti, en gögnin þurfa þó að vera komin hálfri til einni viku fyrr inn til byggingarfulltrúa og skipulagsfulltrúa.
Ef verið er að fara að breyta byggingareit eða teikningum, hvort sem er á óskipulögðu svæði eða skipulögðu, það getur verið t.d. í okkar tilfelli að byggja parhús á einbýlishúsalóð o.s.frv. þá þarf tillagan að fara í gegnum skipulagsráð.
1. Finna og ráða arkitekt/ tækniteiknara
Þetta skref er með þeim mikilvægustu. Góðir arkitektar sem eru vanir að vinna með bænum geta verið gulls ígyldi. Oft getur líka verið gott að fá tilboð í heildarpakka hjá arkitekt, lagnateikningum, raflagnateiknurum og burðarþol.
2. Fá öll mæliblöð fyrir núverandi lóð.
Ef mæliblöð vanta, bæði hæðarpunkta, lengd og breidd lóðar þarf að panta mælingu í gegnum bæjarfélagið/borgina. Flest bæjarfélög eiga til svokölluð "hæðarblöð" en ef um gamlar lóðir, eins og í okkar tilfelli þarf að útbúa ný - áður en hafist er handa. Þá getur þurft að mæla upp lóðina að nýju og leita í gömlum teikningum. Óska þarf eftir mælingum í gegnum byggingarfulltrúa eða skrifstofu byggingarfulltrúa. Yfirleitt er það tæknifræðingur/byggingarfulltrúi sem pantar mælinguna. Gott er að hafa í huga að það er yfirleitt skráningarfulltrúi sem sér um að skrá inn mæliblöðin og yfirfara gamlar teikningar. Það er nauðsynlegt að vera með á hreinu hverjir þessi tengliðir eru, til að flýta fyrir ferlinu. En í Íslensku samfélagi, þá er þetta "ertu búin að hringja í Hemma?", "En, já það er hún Jóna sem sér um að skrá þetta?" o.s.frv.
3. Útbúa þarfagreiningu
Nauðsynlegt er að útbúa þarfagreiningu, sem arkitektarnir geta unnið út frá. Áttað sig á stærð húsins og geta m.v. núverandi lóð og mögulegan byggingareit.
Okkar fyrsta grunnhugmynd að skipulagi var :
Neðri hæð
Jarðhæð 5 svefnherbergi - þar af eitt hjónaherbergi með fataherbergi eða baðherbergi
Aðalbaðherbergi með baðkar og sturtu ef kemst fyrir
Þvottahús
Kalda útigeymslu (fyrir hjól/skíði og þess háttar)
Anddyri
Efri hæð: Opið flæði
Sjónvarpsrými - vil þó geta lokað
Borðstofa
Eldhús
Gestabaðherbergi
Betri stofa við útsýnis glugga
3m lofthæð (rými fyrir niðurtekningu raflagna)
4. Útbúa drög að teikningum
Gæta sín þarf í þessum lið og hér þarf virkja samband á milli skipulagsfulltrúa/stjóra og arkitekta. Ef þið eruð búin að vinna teikninguna mikið, þá gæti það verið mjög kostnaðarsamt því hér geta komið mikið af athugasemdum frá skipulagsfulltrúum sem krefjast breytinga.
Hér má því vera nokkuð hrá mynd af útliti húsins.
5. Samskipti við skipulagsstjóra/arkitekta á skipulagssviði
Skipulagsfulltrúar, hleypa málinu í gegn til skipulagsráðs ef þeir telja að það sé nægilega unnið og líklegt að það fái hljómgrunn í ráðinu og verði samþykkt í grenndarkynningu. Þar að leiðandi getur verið gott að senda þeim teikningar og yfirfara þær með þeim á fundum. Einhverju þarf að mótmæla, og annað er hægt að betrumbæta. Yfirleitt óska þeir eftir 3D mynd af ásýnd hús við nærumhverfi og næstu hús, m.t.t. hæðarlínu og lóðarlínu, götuásýnd og rýmd- nýtingarmynd á lóð.
Dæmi um athugasemdir hjá okkur frá skipulagsfulltrúum:
Fjölgað bílastæðum úr einu í fjögur
Fært húsið 6 m innar á lóðinna í byggingarlínu við nærliggjandi hús, það er 12 m frá götu.
Innan hæðarlínu nærliggjandi húsa, í sömu hæð og MB7
Upphaflega var húsið teiknað með flötu þaki en eftir athugasemdir aðstoðar skipulagsstjóra höfum við samþykkt að teikna mænisþak (með halla að götu) til að mæta aðliggjandi byggð og yfirbragði hverfsins.
Yfirbragði húsins að framanverðu og inngangi var breytt í stíl og yfirbragð MB7.
Meiri uppbrotsvinna
Dregið var úr dýpt húsins að aftanverðu til að draga úr skuggavarpi og mæta kröfu um stærð húsins.
O.fl.
Bygginarlína er yfirleitt byggingaramminn, svæðið sem leyfilegt er að byggja innan. Yfirleitt er gerð lína frá t.d. nærliggjandi húsum. Þannig að eitt hús sé t.d. ekki framar en hin, eða aftar. Sömuleiðis er útbúin hæðarlína, þar sem tekin er lína af hæðum nærliggjandi húsa og þá er það í raun hæðin sem má að hámarki fara í.
6. Rannsóknavinna
Ef þú ert að leggjast í það að fá breytingu, þá er nauðsynlegt að þú leggist sjálfur í smá rannsóknavinnu. Eru til fordæmi í hverfinu fyrir sambærilegri breytingu? Hvað hefur verið samþykkt í hverfinu af skipulagsráði? Allar fundargerðir / samþykktir skipulagsráðs eru opinberar inn á vefsíðu bæjarfélagsins/borgarinnar. Oft kemur á óvart hvaða mál eru samþykkt, og þá er gott að fara yfir hvernig það hefur verið sett upp og taka lærdóm af því.
Hver eru nýtingarhlutföllin í 500 m radíus o.s.frv. Þannig gerir þú þér líka grein fyrir því hvað sé líklegt að verði samþykkt, hvað varðar nýtingarhlutfall, stærð, eða annað.
Sumir skipta upp nýtingarhlutfalli eftir því hvort það er ofanjarðar eða neðanjarðar. Það þarf alltaf að taka fram heildar nýtingarhlutfall, en ef einhver hluti eignarinnar er neðanjarðar, er ljóst að það hefur minna áhrif á heildaryfirbragð hverfsins eða götumyndarinnar.
Nýtingarhlutfall er hlutfall byggingarmagns á lóð, t.d. ef húsið er 200 fm á 400 fm lóð er nýtingarhlutfallið 0,5 eða 50%.
7. Húsakönnun
Yfirleitt framkvæmir bæjarfélagið/borgin sjálft húsakönnun, en ef þú vilt flýta fyrir (getur tekið nokkrar vikur), þá getur þú óskað eftir að arkitektarnir þínir fái að útbúa húsakönnunina. Þá tilgreina þeir yfirleitt svæðið sem þeim finnst eðlilegt að falli undir húsakönnunina.
Húsakynning er kynning á húsunum í nágrenni við byggingareitin. Hver teiknaði húsið (hönnuður), byggingarefni bæði húsins og þaks, hvenær húsið var byggt, helstu stærðir, nýtingarhlutfall o.s.frv., síðustu breytingar og fjöldi íbúða/einbýli eða parhús.
8. Tala við nágranna
Allir vita hversu mikilvægt er að eiga góða nágranna. Það er því ágætt að láta nærliggjandi nágranna vita af fyrirkomulaginu og fá þá með þér á band. Fólk vill oftast bara fá "venjulegt" fólk við hliðina á sér. Það er því góð regla að kynna sig aðeins, banka upp á hjá helstu nágrönnum og kynna þeim líka fyrirkomulagið. Þannig vekurðu líka upp traust skipulagsráðsins, ef þau vita að nágrannasátt.
9. Sækja um byggingarleyfi
Þó að það sé langt í land með að fá byggingarleyfi, enda aðaluppdrættir, burðarþol og lagnateikningar ekki tilbúnar á þessu stigi. Þá þarf að sækja um byggingarleyfi áður en málið fer á fund skipulagsráðs. Byggingarfulltrúi fer þá yfir umsóknina og án þess að samþykkja, þá sendir hann umsóknina áfram.
Þetta er einfalt eyðublað á vefsíðu bæjarfélagsins /borgarinnar. Sem þarf að skrifa undir og skila inn. Fundur byggingarfulltrúa er iðulega nokkrum dögum fyrir fund skipulagsráðsins.
10. Senda gögn inn á skipulagsráð
Þegar bæði skipulagsfulltrúar/stjórar og byggingarfulltrúar hafa "samþykkt" þó án samþykkis, þá má senda teikningarnar inn til Skipulagsráðs. Yfirleitt er fundarstjóri / ritari sem gott er að vita af og senda gögnin þangað inn og til skipulagsfulltrúa. T.d. hjá Kópavogsbæ er sér tölvupóstfang til að senda inn gögn, sem gott að gera til að komast á dagskrá Skipulagsráðsins.
Gögn sem senda þarf inn:
Afstöðumynd
Útlitsmyndir
Fjarvíddarmyndir (3D)
Skuggavarp
Húsakönnun
Við sendum í annarri lotu líka formála, þar sem við birtum okkar rannsóknir, málflutning, helstu stærðir og vinnuna sem farið hafði fram með skipulagsfulltrúum.
11. Samþykkt/ Frestað eða Hafnað
Fundargerð skipulagsráðs er birt inn á vefsíðu bæjarfélagsins / borgarinnar yfirleitt degi seinna. Þar kemur fram hvort málið hafi verið tekið fyrir, verið samþykkt, frestað eða hafnað. Í okkar tilfelli var málinu frestað í fyrstu lotu. En þá var það raunin að aðilin sem hafði tekið við okkar gögnum var farin í sumarfrí og hafði því ekki kynnt gögnin okkar eða látið þau til annars aðila. Við óskuðum því samstundis eftir fundi með skipulagsstjóra og arkitekt á skipulagssviði. Þar sem við fórum yfir okkar mál, tímalínuna o.fl.
Það fór svo að málið var tekið fyrir aftur á skipulagsráði 18.júní 2018. Því var vísað áfram í grendarkynningu yfir tímabilið 23.júní 2018 til 23.júlí 2018. Gallinn á því var að skipulagsráð var á leið í sumarfrí fram í byrjun september, það var því augljóst að það yrði að lágmarki 2ja mánaða bið. Síðasti fundur skipulagsráðs var 16.júlí, viku áður en frestur grenndarkynningar rennur út.
12. Grenndarkynning
Flestar breytingar og allar breytingar á óskipulögðu svæði þurfa að fara í gegnum grendarkynningu. Mismunandi er hversu stór svæði umræðir. Við fengum 27 íbúðir, eða hátt yfir 47 eigendur og því óvenju stóran radíus.
Grenndarkynning er kynning sem gerð er fyrir íbúa/nágranna í grennd við fyrirhugaðar byggingarframkvæmdir, sem taldir eru geta átt hagsmuna að gæta. Íbúum er gefin að lágmarki fjórar vikur til að skila inn athugsemdum. Grenndarkynningin er send í bréfpósti til íbúa í nágrenninu.
Við fengum arkitektana okkar til að útbúa grenndarkynninguna samkvæmt stöðlum Kópavogsbæjar og spara okkur þar með dýrmætan tíma. Kópavogsbær þarf þó að samþykkja, yfirfara og prenta út grenndarkynninguna.
Hægt er að stytta tímabil grenndarkynningur ef þeir sem hagsmuna eiga að gæta hafa lýst skriflega yfir að hafa ekki athugasemdir við fyrirhugaðar framkvæmdir.
Þetta fundum við út, eftir að hafa flétt upp í lögum hjá skipulagsstofnun www.skipulag.is
Kynningin náði meðal annars yfir íbúðir upp á Kársnesbraut sem ekki sjá húsið. Við ákváðum því að taka málið í okkar hendur og fá nágrannana með okkur í lið. Emilia sá um bróðurpartinn af því að ganga í hús, kynna fyrirhugaðar byggingarframkvæmdir og fá fólk til að skrifa undir að það hefði ekki athugasemdir við fyrirhugaðar framkvæmdir. Það er ekki auðvelt að ná á yfir 40 manns, í júlí mánuði á Íslandi. Við þurftum að finna þinglýsta eigendur allra eignanna, því sumir sem hafa búsetu í eigninni eru aðeins leigjendur en ekki eigendur.
Helstu athugasemdir sem íbúar/nágrannar geta gert eru:
Byggingarmagn (stærð)
Skuggavarp
Útsýni / Innsýni
Bílastæðamál
Við vorum að minnka skuggavarp með því að taka trén, útsýni og innsýni var hvorugt vandamál í okkar tilfelli, fjölgun bílastæða úr 1 í 4.
Ef einhverjir nágrannar hefðu skilað inn athugasemdum, hefði málið ekki verið heimilt til að stytta tíman og þá hefðum við þurft að bíða eftir september fundinum.
Þess til viðbótar, ef athugasemdir berast, ber skipulagsráð að taka tillit til þeirra. Þeir geta metið sem svo að athugasemdirnar séu óverulegar eða að gera þurfi breytingar á fyrirhuguðu húsi með tillit til athugasemdanna. Þá getur málið þurft að fara annan hring og aftur inn á skipulagsráð og ef um verulegar breytingar mögulega aftur í grenndakynningu.
13. Senda inn gögn með grendarkynningargögnum til skipulagsráðs
Við náðum að skila inn öllum gögnum 16.júlí um morguninn, en skipulagsráði hafði verið frestað til 18.júlí. Við höfðum talað við skipulagsfulltrúa sem vissu af fyrirhuguðum áformum okkar og hrósuðu okkur fyrir eljusemina.
Við komumst inn á skipulagsráð og með samþykki allra nágranna var málið okkar samþykkt 16.júlí 2018, vísað til afgreiðslu bæjarráðs og bæjarstjórnar.
Tekið upp úr fundargerð skipulagsráðs, 31 fundar, 16.júlí : https://www.kopavogur.is/is/stjornsysla/fundargerdir/skipulagsrad/2334
Næsta skref er umsókn um byggingarleyfi
Eða ... næstU skref...
#skipulagsrad #skipulag #adbyggjahus #leyfi #grenndarkynning